リモート×対面のハイブリッドなコミュニケーションを考える

コロナ禍が世間で騒がれるようになってから数年たち、リモートワークを一時的に実施していたけれど、このまま継続するか従来のオフィス出社に戻すかの判断に悩む企業も多いのではないでしょうか。トンガルマンでは現在、リモートワークとオフィス出社を選んで働くことができます。

リモートワークはとても便利ですが、同時に課題やデメリットについては様々な業界で取り上げられています。
この記事では、当社が特に感じた「コミュニケ―ションの課題と必要性」ついて、クリエイティブカンパニーの目線で書いていきたいと思います。

リモートワークのきっかけ

トンガルマンでは以前から、メンバーそれぞれの状況や業務上の理由で通勤が難しくなった一部のメンバーがリモート勤務をしていました。
2020年、コロナによりトンガルマンでは全メンバーを対象にリモートワークの導入を試みました。トンガルマンは外出先でパソコン作業をするメンバーが多く、社内で使用するPCがデスクトップからノートへ切り替わりが進んでいたこともあり、スムーズな移行をすることができました。

現在では、コロナ感染者の増減や社会の動きに応じて出社/リモートを選択することができ、働き方のバリエーションとして定着しています。子育てとの両立や移動時間の削減、他地方など遠方に居住するなどのやむを得ない状況にあるメンバーも柔軟に働くことができるようになりました。

全メンバーのリモートワーク導入に踏み切るきっかけとなったのは、メンバーの働く環境がよりプラスになるかどうかでした。結果として、リモートワークがトンガルマンでの業務にメリットとなる部分が大きく、今でもワークスタイルのひとつとして活用されています。

現在では、出社とリモートを選択できるようになっている

リモート環境により浮上したコミュニケーションの課題

トンガルマンではリモートワークの導入により、働く環境や会社の他のメンバーとの距離が変わったものの、ネット環境があれば1つのプロジェクトベースでは大きな支障なく業務を進めることができました。しかし同時に、新たな課題が見えてきました。

①コミュニケーションの相手からくみ取れる情報量の減少
コミュニケーションの相手からくみ取れる情報量が、対面時と比較して低くなる傾向がありました。
オンラインでのMTGでは、表情や身振り手振りがどうしても控えめになることがあります。相手が納得しているのか、または不安に感じているのかなどの感情的な情報がくみ取りにくくなることで、議論している内容への認識の齟齬が生じる可能性があります。

②参加者間での発言量の差が生じる
オンラインで複数人が参加するMTGにおいて、自分が話しだす「間」を読むのが難しいと感じた方もいるのではないでしょうか。
誰かが話し終えた時が、自分を含む誰かが話し出せる「間」になりうるのですが、同じ空間にいないというだけで、この間を譲り合うのが難しく感じてしまいます。MTGの参加人数が3人、4人と多くなるほど次の間を読むのが難しくなり、同時に2人以上の発言がかぶってしまうと、いずれかが譲ることになります。こうした間のバッティングが何度も重なると、発言を遠慮してしまうメンバーが出る可能性があります。全員が熱意をもって参加しているとしても、MTGの限られた時間内で、参加メンバー全員が不自由なく意見を出すのは対面以上に難しいのです。

③メンバーやチームへの気づきの減少
異なるプロジェクトを担当するメンバーへの気づきが減少したというケースも散見されました。
オフィスという共同空間は、口調や空気感を察知したり、立ち話などの間接的な情報が入りやすい環境です。この「人の空気感」がリモート環境ではどうしても察知しにくくなります。メンバーAが焦っている、同じプロジェクトのメンバーBの様子はどうだろうと、異なる部署や異なるプロジェクトののメンバーでも、出社してると得られるはずの気づきが得られにくくなります。

クリエイティブなプロジェクトに携わるチームが考えるコミュニケーションの必要性

クリエイティブなプロジェクトに携わるチームにとってコミュニケーションはどれ程重要なのか。
チームで制作をするトンガルマンでは、メンバーが互いに能力を引き出しあい、連携することがひとつのプロジェクトを創り上げるうえで大切であると考えています。そのためには、複雑な個性を持つ人間同士、互いを時間をかけて知り、尊敬しあえる関係であることが理想です。

職場の人同士という必要最低限の関係性から、互いに尊敬しあえる関係へ醸成するためには、「良質なコミュニケーション」を重ねることが肝になります。

◇良質なコミュニケーションを重ねている人同士の関係性の変化
まず、コミュニケーションは互いの意思の疎通と言い換えられるように、両者が互いに意識を向けて会話をするということです。この「意識を向ける」とは、会話中に目線を合わせる、聞く姿勢をとるなどの意思表示をするということを指します。基本的なことのように聞こえますが、目線を上げない、ながら聞きをする、webカメラをオンにしないなどのひと動作で、話している相手は「聞いているのかな？」「興味を持たれていない」と受けとってしまいます。このような会話をいくら続けていても、関係を構築することはできません。
意識を向けることは、相手に自分の労力を費やすことですので、忙しく日々を過ごす社会人にとって簡単なことではありません。ですが、この姿勢をしっかりとることは相手への敬意や興味を示すことであり、良質なコミュニケーションに必要なことです。

良質なコミュニケーションを重ねていくことで次第に相手の考えや性格、クセなどが分かるようになります。
はじめは「職場の人」という当り障りのない関係であっても、同じチームのプロジェクトを通じて徐々に仕事の話をするようになり、相手の考えや性格を感じ取れるようになります。会話の頻度と量を重ねることで関係性の敷居が下がると、互いに気遣いあうようになったり、逆にされたくない事も自ずと感じ取れるようになります。相手を尊重すると同時に自分の個性を開放することで、次第に言い合えることも増えてきます。悩みの相談などの深い会話ができるくらい信頼しあえるメンバー同士は、強固なチームになると考えています。

では、メンバー同士の関係性が強化されると、チームでの制作をするうえでどのような好影響があるかを順に挙げていきたいと思います。

①メンバーのコンディションや状況に気づきやすくなり、進んで発信や共有をするようになる
チームとして共同で制作を進行するうえで、メンバー全員が能力を発揮しあえることは不可欠です。チームワークを崩さないためにも、メンバーのコンディションや状況を察しあい、共有することは大切です。
メンバー同士の仲が深まるにつれて、そのメンバーがいつもと様子や調子が違うなどの気づきが増え、他のメンバーやチームに進んで相談、共有するようになります。
こういった情報はチーム内にとどまらず、他のチームやマネージャーにも届くようになり、より透明性のある組織作りに繋がると考えています。

②相手からより正確に考えてること、伝えたいことなどの情報、意図をくみ取ることができる
関係が構築されるにつれて、自然と表情や話し方の変化、身振り手振りの様子から、相手がどう感じているかや考えているか、何を伝えたいのかなどを察しあうようになります。
相手が納得しているのか、または不安に感じているのかなどの感情的な情報や、うまく表現できない部分をくみ取ることが増え、議論している内容への認識の齟齬が生じるのを未然に防げるようになります。

③MTGの参加メンバー全員が不自由少なく意見を出すことができる
議論中に相手が話しだす「間」を互いに意識しあうようになり、発言をしにくかったメンバーにも話を自然と振ることができます。
MTG参加者も意識的に目線を合わせ聞く姿勢を示す、マイクやカメラをオンにする、身振り手振りを意識して表現するようになるなど、より効果的にファシリテーターに参加意欲を示すことができます。ファシリテーターは参加者に積極的に話を振りやすくなるため、発言しやすい環境を作っていくことができます。参加者全員で協力しあい、会議を進めていくチームになると考えています。

メンバー同士の関係性の強化と、チームへの好影響の関係

④プロジェクトの進行を安定して行うことができる
チームメンバーとリスペクトしあい、同時に自我を主張できる関係であれば、メンバーのミスを言い出しにくい、不明点をその場で質問、確認することができないなどの支障が減少していくと考えています。
意見を多角的に受けいれることができ、プロジェクトの進行を心置きなく任せることができます。また、仮に方向性がそれた時も早い段階で修正をすることができたり、もしもの時に備えた進行の管理を互いにしあうようになります。

⑤会話による偶発的なひらめきを得ることができる
トンガルマンが大切にしている「おもしろい」発想とは、一人で考えるだけでは気づかないこともあります。メンバーや身近な人物との会話に隠されている、あらゆる言葉がキーワードになります。
リモート環境では立ち話や雑談が少なくなり、「5分話しませんか？」のハードルが上がりがちですが、関係性が深いメンバー同士であれば、より頼みやすくなるでしょう。
また、意見や考えを積極的に出し合い、発想のシナジーを生みやすくなります。

これらはいずれも、プロジェクトへのエンゲージメントの向上につながる要素であると言えるでしょう。良質なコミュニケーションを重ねることは、クリエイティブにおいてこのように多くの要素に関連しています。

リモート環境と付き合いながらコミュニケーション活性化をどう図るか

長引くコロナ禍とどう臨機応変に付き合いながら、どのように社内でコミュニケーション活性を図っていくかがリモートワークを成功に導くポイントになります。
ここでは、社内コミュニケーション活性化に取り組む当社の事例を、オンラインとオフラインに分けてご紹介します。

◇オンラインでも行えるコミュニケーション施策を考える
コロナ禍で直接会うことに抵抗がある人も少なくありません。様々なオンラインツールを使用する機会が増え、画面ごしでもコミュニケーションを図りやすくなりました。当社がオンラインツールを取り入れた例を以下に書いていきます。

①コミュニケションツールを活用して社内イベントを行う
トンガルマンは、創立10周年の社内イベントを完全オンラインで行いました。このイベントではZoomを使用したアイデアソン、Spatial Chatを会場にパーティーを行いました。遠方のメンバーや家庭の事情があるメンバーなど、多く方が参加することができました。

このイベントでは、zoomを使用してアイデアソンを行いました。

Spatial Chatを会場にしたパーティーの様子

詳しくは完全オンラインで周年イベントを行ったブログをご覧ください。
この周年イベントのアンケートでは、対面でよりオンラインのイベントの方が好きである、という意見が複数のメンバーから得られました。

②社内制度をオンラインでも適用にする
オフラインでの社内交流制度をオンラインでも適用できるようにすることで、より多くのメンバーから好評を得ることができました。
トンガルマンの社内制度のひとつに案件打ち上げ制度があります。この制度は、同じプロジェクトを共にしたメンバー同士で、振り返りもかねてチームで交流をすることができます。楽しかったプロジェクトはまたできるように、ハードだったプロジェクトや形にならなかったプロジェクトは経験として次に活かせるように明るい話として昇華し、ステップアップしてほしいという思いから、積極的に使ってもらえるよう推奨しています。
この打ち上げ制度をオンラインでも行えるように適用したところ、コロナ禍で集まることを不安に思うメンバーや、オンラインでコミュニケーションを取る方が好きなメンバーからも好評を得ることができました。

③コミュニケーションを促すツールの導入
トンガルマンでは、Slackの雑談サポートアプリ「Colla」を使用しています。
Collaはメンバーにランダムで毎日質問をし、特定のチャンネルでその回答を紹介してくれます。当社では雑談チャンネルと紐づけており、リモート環境でもメンバー同士の交流が増えたり、メンバーについて知る機会が増えたように感じています。

Collaの質問で、オンライン環境でもメンバー同士が交流する機会が増えた

◇オフラインでメンバーが集まれそうな時期を見逃さない
コロナ禍が長期化する今日、イベント開催制限は段階的に緩和されています。オンライン業務やイベントが普及しつつある一方で、参加者間のエンゲージメントの高さやインタラクティブ性など、オフラインならではの良さがあるのも事実です。リモートワークができる環境を維持し、社会情勢を伺いタイミングを計りながらオフラインイベントを実施していくなど、双方のメリットを取り入れることが大切と考えています。

緊急事態宣言が解除され、感染者が減少しつつあった本年7月に、トンガルマンは全メンバーを参加対象にWeb3を取り入れた新規事業の企画合宿を行いました。参加メンバー同士、積極的にアイデアを出し合い新しいプロジェクトをいくつも生み出すことができたこのイベントは、数年ぶりに東京・大阪メンバーが交流をする貴重な機会となりました。

※詳しくはこちらの記事をご覧ください。
◇Web3を新たな武器に。全社員を巻き込み新規事業を考える真意とは
◇チームで0→1のアイデアを生み出すには？「自由参加型の合宿」で行った事業企画

オフラインは頻繁にイベントを開催しにくい状況ではありますが、目的によってオンラインと使い分けをすることで、より効果的に運営をすることができるでしょう。

おわりに

コロナ禍の収束と共に、リモートワークを働き方の一つとして残すか否かが各企業の大きな選択肢となることでしょう。
本記事では、リモートワークをするうえでコミュニケーションをメインの課題として書かせていただきましたが、会社によってその課題も様々だと思います。同時に今や数多くのオンラインツールが普及しています。会社各々にあった解決策を見つけることが、新しい働き方や組織の在り方につながるのではないでしょうか。

当社独自の見解も含まれているかと思いますが、リモートワークの実施や継続を検討している方や、コロナ化のコミュニケーションを課題にしている会社が少しでも参考になれば幸いです。

◇トンガルマンは、新しいクリエイティブにチャレンジしたい人を募集しています。
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